הארכת השימוש ב-Google Workspace Studio

במדריכים האלה מוסבר איך להרחיב את הפונקציונליות של Google Workspace Studio על ידי יצירת שלבים מותאמים אישית שאפשר להפעיל בתהליכי עבודה.

כדי להתחיל, אפשר להיעזר במדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.

מדריך למתחילים

בעזרת Flows, משתמשי Google Workspace יכולים ליצור אוטומציה למשימות בשירותים שונים על ידי שילוב של סדרת שלבים בלי לכתוב קוד. הוספת שלבים מאפשרת למשתמשים להוסיף את הפונקציות של האפליקציה שלכם כשלבים.

לדוגמה, משתמשים יכולים לתעדף שאלות נכנסות של לקוחות ולהקצות אותן באמצעות זרימת עבודה שמבצעת את הפעולות הבאות:

  1. התהליך מתחיל כשאתם מקבלים אימייל מלקוח.
  2. הנחיה ל-Gemini לבצע טריאז' באימייל.
  3. תצור לי משימה להמשך טיפול מול צוות המכירות או צוות התמיכה.

הגדרת תהליך

איור 1: משתמש מגדיר תהליך שבו Gemini ממיין שאלות של לקוחות.

מושגים ב-Workspace Studio

המונחים והמושגים הבאים מגדירים את הרכיבים העיקריים של Workspace Studio:

תהליכי עבודה
משתמשים יוצרים תהליכי עבודה ב-Workspace Studio כדי לבצע אוטומציה של משימות ב-Google Workspace ומחוצה לו. לזרימות יש שילוב עמוק במערכת, מודעות להקשר ואפשרות להשתמש ב-AI.
שלב
שלב יחיד בתהליך אוטומטי של זרימת עבודה. בעצם, מדובר במשימה אחת ברצף של משימות שמתבצעות אחרי אירוע התחלתי. כל שלב פועל באופן סינכרוני, כלומר הוא משלים את הפעולה שלו לפני שהשלב הבא ברצף מתחיל. המשתמשים מגדירים את סדר השלבים, כך שהם יכולים להתאים אישית את הרצף הלוגי של המשימות. לשלבים יכולים להיות קלט ופלט, אבל הם לא חובה. דוגמאות לשלבים: "שליחת אימייל", "פרסום במרחב ב-Chat" ו"שאילת שאלה ל-Gemini". השלבים יכולים לכלול משימות מחוץ ל-Google Workspace, כמו יצירת ליד במערכת CRM.
משתנה קלט
משתני הקלט
מתקבלים בשלבים. המשתמש מגדיר את משתני הקלט בכרטיס ההגדרות של השלב בזמן שהוא מגדיר את השלב. לדוגמה, איסוף של כתובת אימייל, תאריך ושעה או הנחיה ל-Gemini.
משתנה פלט
משתני פלט מוחזרים על ידי שלבים, ואפשר לשלוח אותם לשלב אחר. לדוגמה, משתמשים במשתנה פלט כדי להעביר כתובת אימייל לשלב אחר שמשתמש בה כדי לציין את הנמען של אימייל.
משתנה דינמי
משתנה שהנתונים שלו יכולים להיקבע רק כשהמשתמש מגדיר את התהליך. לדוגמה, ב-Google Forms יש שאלות ותשובות שונות. אי אפשר לדעת כמה שאלות ותשובות (ואת התוכן שלהן) יש בטופס עד שמתחיל תהליך ספציפי בטופס. משתנים דינמיים יכולים לעזור במקרה הזה.
משאב בהתאמה אישית
מבנה נתונים מותאם אישית שאפשר להגדיר כדי לקבץ כמה משתנים יחד. לדוגמה, כדי ליצור ליד במערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM), מעבירים משאב בהתאמה אישית שמכיל כתובת אימייל, כתובת ופרטים אישיים.
כרטיס

אבן בניין לממשקי משתמש בתוספים. הכרטיסים תומכים בפריסה מוגדרת, ברכיבי ממשק משתמש אינטראקטיביים כמו כפתורים ובמדיה עשירה כמו תמונות. לכרטיסים יש תכונות מיוחדות ליצירת תהליכים:

  • ‫IncludeVariables: מאפיין שמאפשר הכללה של משתנים דינמיים.
  • ‫Type: מגדיר את סוג הנתונים שמשתני הקלט צפויים לקבל.
יומן פעילות

תיאור של מה שקורה כשמריצים זרימת עבודה. כברירת מחדל, יומני הפעילות כוללים את השם של ההתחלה או של השלב שמוגדרים באופן סטטי במניפסט. אפשר גם לספק יומני פעילות בהתאמה אישית.

מה אפשר ליצור

התכונה Flows מבוססת על פלטפורמת התוספים ב-Google Workspace. אם כבר יש לכם תוסף, אתם יכולים להרחיב את הפונקציונליות שלו כך שתכלול זרימות על ידי עדכון המניפסט שלו כך שיכיל קטע שספציפי לזרימות.

אם אתם מתחילים מאפס, כדאי לעיין במדריך למתחילים בנושא יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.

מדריך למתחילים

לאחר מכן, קוראים את המדריכים האלה כדי להמשיך בהתאמה האישית של שלב הזרימה: