Qual a melhor forma de identificar e priorizar problemas na Alta Administração de Stakeholders?

1 Entenda o contexto

O primeiro passo para identificar e priorizar problemas na alta administração de stakeholders é entender o contexto do projeto, da organização e das partes interessadas. Você precisa ter uma visão clara dos objetivos do projeto, escopo, cronograma, orçamento e riscos, e como eles se alinham com os objetivos estratégicos e prioridades da organização. Você também precisa mapear o cenário das partes interessadas, identificando quem são os principais tomadores de decisão, influenciadores, apoiadores e oponentes do projeto e quais são suas expectativas, necessidades, preferências e preocupações. Ao entender o contexto, você pode obter insights sobre as fontes potenciais de problemas e antecipar o impacto e a urgência de cada problema.

2 Definir o problema

O próximo passo é definir o problema de forma clara e precisa, usando dados e evidências sempre que possível. Um erro comum na alta administração de stakeholders é pular para soluções sem entender totalmente a causa raiz e o escopo do problema. Isso pode levar ao desperdício de tempo e recursos, ou ainda pior, criar novos problemas ou escalar os existentes. Para definir o problema, você pode usar ferramentas como os 5 Porquês, o Diagrama de Espinha de Peixe ou a Declaração do Problema. Essas ferramentas podem ajudá-lo a dividir o problema em seus componentes, identificar os fatores e suposições subjacentes e articular o problema de forma concisa e específica.

3 Gerar e avaliar soluções

Depois de definido o problema, você pode gerar e avaliar possíveis soluções, levando em consideração a viabilidade, conveniência e viabilidade de cada opção. Você pode usar ferramentas como brainstorming, mapeamento mental ou análise SWOT para gerar uma variedade de soluções, do convencional ao criativo, e do incremental ao radical. Em seguida, você pode usar ferramentas como a Matriz de Decisão, a Lista de Prós e Contras ou a Análise de Custo-Benefício para avaliar as soluções, com base em critérios como eficácia, eficiência, sustentabilidade e aceitabilidade. Você também deve considerar os riscos potenciais, as compensações e as implicações de cada solução e como elas afetam o projeto e as partes interessadas.

4 Comunicar e implementar soluções

O passo final é comunicar e implementar as soluções, de forma a envolver e persuadir as partes interessadas seniores, e garantir uma execução suave e bem-sucedida. Você precisa adaptar seu estilo de comunicação e mensagem para se adequar ao público, usando canais, formatos e linguagem apropriados. Você também deve fornecer informações claras e transparentes sobre o problema, a solução e os resultados esperados, e abordar quaisquer perguntas, objeções ou comentários das partes interessadas. Para implementar a solução, você precisa planejar e monitorar as ações, os recursos e os cronogramas e coordenar com a equipe do projeto e as partes interessadas. Você também deve avaliar os resultados e as conclusões da solução e relatar o progresso e as conquistas.

5 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?