Elektronische Rechnungsstellung (eInvoicing)

Bei der elektronischen Rechnungsstellung, die auch unter der Bezeichnung „eInvoicing“ bekannt ist, erhält der Kunde beim Kauf einer Ware oder Dienstleistung auf digitalem Weg seine Rechnung. Elektronische Rechnungen werden auf strukturierte Weise ausgestellt, versendet und empfangen. Dadurch können die übermittelten Informationen und Daten leichter automatisch bzw. elektronisch verarbeitet werden.

In der EU wenden bereits einige Unternehmen sowie alle Behörden die europäische Norm en für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) an. Alle Behörden in der EU können elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträgeempfangen. In einigen Mitgliedstaaten der EU ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen dafür sogar vorgeschrieben.

Es steht Ihrem Unternehmen frei, die elektronische Rechnungsstellung als Standard für den Austausch mit anderen Unternehmen einzuführen, sofern dies nicht durch die Gesetze des EU-Landes, in dem Sie tätig sind, vorgeschrieben ist.

Elektronische Rechnungsstellung in der Praxis

Regierungen und Behörden

Alle Behörden und Regierungen in der EU müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. In den meisten Fällen können Sie entscheiden, ob Sie an eine Behörde eine elektronische Rechnung versenden möchten.

Im Bereich des öffentlichen Auftragswesens sind Regierungen und Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen, die dem europäischen Standard für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, für öffentliche Aufträge, die die Schwellenwerte für die öffentliche Auftragsvergabe en der EU überschreiten, anzunehmen und zu bearbeiten.

Unternehmen

Jeder Mitgliedstaat der EU hat eigene Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen. In Ihrem EU-Land könnte die Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen vorgeschrieben sein. Informieren Sie sich in den Länder-Factsheets zur elektronischen Rechnungsstellung en, welche Regeln in Ihrem konkreten Fall gelten.

Die elektronische Rechnungsstellung und Ihr Unternehmen

Die elektronische Rechnungsstellung unterstützt Ihr Unternehmen durch:

• die Automatisierung einiger arbeitsintensiver Aufgaben im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer, mit der Berichterstattung über ökologische, soziale und governancebezogene Aspekte sowie mit Zollverfahren,
• Kosteneinsparungen, schnelleres und weniger fehleranfälliges Arbeiten sowie reibungslosere Arbeitsabläufen,
• einfacheres Wachstum bei der Expansion Ihres Unternehmens durch die Bearbeitung einer größeren Anzahl von Rechnungen bei geringeren Verwaltungskosten.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf elektronische Rechnungen umsteigen möchten, finden Sie nützliche Informationen dazu in diesen Leitlinien en.

Hilfestellung erhalten Sie zudem von Dienstleistungs- und Lösungsanbietern oder von Unternehmen, die Ihnen mit elektronischen oder sonstigen Tools bei der Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungssystems zur Seite stehen. Sehr hilfreich ist auch das Paket „eInvoicing-Dienstleistungen“ en.